ORGANIZACION DE TIEMPOS Y TAREAS

Les dejo un interesante artículo referido al tema, que espero encuentren de utilidad y que puedan aplicarlo:

http://thinkwasabi.com/2012/04/5-claves-para-una-semana-cargada-de-tareas/

Saludos,

REUNIONES - COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL - CULTURA - CANALES DE COMUNICACION - GESTION DE LAS ORGANIZACIONES - PAUTAS Y ASPECTOS A TENER EN CUENTA

FUENTE: ABOGADOS.COM.AR

PUBLICADO EN: http://www.abogados.com.ar/diferencias-entre-una-mala-y-una-buena-reunion/8571



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Diferencias Entre una Mala y una Buena Reunión

Las reuniones son un elemento esencial de la vida organizacional. Como vehículo de comunicación pueden ser útiles, al brindar a los responsables un mecanismo para comunicar su modo de ver la situación general o un aspecto en concreto, elaborar planes estratégicos y desarrollar respuestas a los peligros que acechen. También pueden recopilar ideas, hacer brainstorming y generar unión entre los empleados. Sin embargo excesivas reuniones se acaban convirtiendo en un derroche de tiempo, lo cual las convierte en una fuente de frustración. Con PwC vamos a analizar unas cuestiones de interés.

PwC nos cuenta de la mano de Steven G. Rogelberg y Cliff Scott, profesores de Gestión Organizacional en la Universidad de Carolina del Norte y John Kello, profesor de Psicología en el Davidson College que "dentro de las organizaciones, las reuniones desempeñan una importante función en la socialización de los profesionales, la creación de relaciones y la configuración de la cultura. Aparte de la cuestión que se esté tratando, refuerzan las estructuras de interconexión, tanto formales como informales, y ofrecen indicios sobre los valores organizacionales y sobre la distribución de poder dentro de la organización. Desde el punto de vista económico, hay que tener en cuenta que todas ellas tienen un coste. Paradójicamente, se ha llevado a cabo una cantidad relativamente reducida de investigaciones acerca de las reuniones en general, y sobre lo que marca la diferencia entre una reunión extraordinaria y otra que no lo es".

¿Cuánto tiempo pasa la gente realmente en las reuniones? ¿Se sienten los profesionales de la empresa agotados a causa del exceso de reuniones? ¿En qué medida consideran las personas que el tiempo que les dedican no es productivo? ¿De qué manera pueden aprovechar mejor las empresas el tiempo que se destina a reuniones? Para responder a estas preguntas, PwC organizó una investigación que permitió obtener una serie de conclusiones sobre la forma en que las organizaciones pueden utilizarlas para llegar a ser realmente eficientes.

Destaca el establecimiento de niveles de referencia: saber cuándo hacen falta y cuándo se pueden alcanzar mejor los mismos objetivos utilizando otras técnicas. Por ejemplo, -siguen en "Ideas", de PwC- una de esas pautas podría ser que se debe convocar una reunión cuando haya cuestiones pendientes de resolver que estén impidiendo el progreso en proyectos interdependientes. El objetivo debería ser no convocar reuniones por el mero hecho de celebrar una reunión o por hábito. Cuando los organizadores decidan convocar una reunión, tienen que determinar quiénes son las personas que realmente necesitan asistir, quiénes no deben asistir y de qué manera se va a mantener informadas a las personas interesadas que no asistan a la reunión. Los despachos deberían asegurarse de que resulta aceptable que los empleados opten por no asistir a las reuniones que no estén relacionadas con sus áreas de interés o de experiencia.

Pautas, huellas a seguir

Nos hacemos eco de los consejos de Steven G. Rogelberg, Cliff Scot y John Kello:

1. Las reuniones son un elemento esencial de la vida organizacional. Como vehículo de comunicación pueden ser extraordinariamente valiosas.
2. Ofrecen a los líderes un mecanismo para comunicar su visión, elaborar planes estratégicos y desarrollar respuestas a los desafíos y oportunidades.
3. Las reuniones desempeñan una importante función en la socialización de los profesionales, la creación de relaciones y la configuración de la cultura.
4. Las ideas importantes y la innovación surgen mediante la interacción de los empleados. La reunión suele ser el vehículo preferido para llevar a cabo esa interacción entre profesionales.
5. Para dirigir buenas reuniones, los organizadores deben ser conscientes de lo que funciona y lo que no funciona, y deben estar preparados para adoptar las prácticas idóneas.
6. Las reuniones deben ser estructuradas para promover la participación, el enfoque y los resultados.
7. Las organizaciones de éxito consideran que las reuniones son un recurso estratégico y buscan formas de extraer la máxima rentabilidad.

Fuente: LegalToday.com

PROCRASTINACION - CONSEJOS PARA EVITARLA.

Una breve definición del término y luego un interesante artículo sobre el tema. Espero que les sea de interés.

DEFINICION:

PROCRASTINACIÓN (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables. Se trata de un trastorno del comportamiento que tiene su raíz en la asociación de la acción a realizar con el cambio, el dolor o la incomodidad (estrés). Éste puede ser psicológico (en la forma de ansiedad o frustración), físico (como el que se experimenta durante actos que requieren trabajo fuerte o ejercicio vigoroso) o intelectual. El término se aplica comúnmente al sentido de ansiedad generado ante una tarea pendiente de concluir. El acto que se pospone puede ser percibido como abrumador, desafiante, inquietante, peligroso, difícil, tedioso o aburrido, es decir, estresante, por lo cual se autojustifica posponerlo a un futuro sine die idealizado, en que lo importante es supeditado a lo urgente. También puede ser un síntomatrastorno psicológico, como depresión o TDAH (trastorno por déficit de atención con hiperactividad). (http://es.wikipedia.org/wiki/Procrastinaci%C3%B3n) de algún

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ARTICULO PUBLICADO POR BAOBAB CONSULTORES

http://baobabconsultores.blogspot.com/2011/04/que-podemos-hacer-para-enfrentar-la.html

Qué podemos hacer para enfrentar la procrastinación?

Ahora que sabemos un poco acerca de alguna de las causas por las cuales postergamos las cosas, vamos a explorar algunas de las estrategias que podríamos utilizar para luchar contra nuestras tendencias dilatorias.


VER: “No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy”


Hacer un inventario de nuestras tácticas dilatorias

Aprendamos a reconocer nuestras tácticas y comportamientos para dilatar hacer un trabajo

Determinar exactamente cuándo y cómo procrastinamos nos puede ayudar a dejar esa
conducta. Puede ser una tarea difícil detectar cuándo estamos postergando ya que somos muy creativos y nos engañamos a nosotros mismo con muy buenas excusas

Haciendo caso omiso de los problemas no los hacemos desaparecer. De hecho, haciendo caso omiso de un problema a menudo se hace más grande y más desagradable, y nos obliga a todo tipo de comportamientos incómodos ó a enfrentar giros no esperado de los acontecimientos.


"Luego", "más tarde", "después", "mañana", "otro día", "más adelante", "en otra ocasión"… son expresiones que utilizamos frecuentemente los procrastinadores. En definitiva, "ahora no". Nunca es el momento oportuno.

Pensemos sobre las cosas que nos indican que estamos postergando algo: por ejemplo, una voz insistente en nuestra cabeza, una imagen visual de lo que estamos evitando o las consecuencias de no hacerlo, las dolencias físicas (opresión en el estómago, dolores de cabeza, tensión muscular), incapacidad para concentrarnos, incapacidad para disfrutar lo que estamos haciendo.

Reconozcamos nuestras excusas dilatorias y esforcémonos para evitarlas

Cómo se procrastina?

Tratamos de hacer caso omiso de la tarea, con la esperanza de que va a desaparecer
Sobrestimamos o subestimamos el grado de dificultad que implica la tarea.
Minimizamos el impacto que nuestro rendimiento puede tener ahora y en su futuro.
Tomamos un supuesto breve descanso y lo conviertes en un largo (Por ejemplo, diciendo que vamos a ver la televisión por media hora, a continuación, vemos toda la noche.)
Nos centramos en una parte de la tarea, dilatando el resto.
Pasamos mucho tiempo en preparativos y no ponemos manos a la obra.

  Definamos nuestros mitos.

Con el fin de romper el hábito de la dilación:
Pensemos en un proyecto que actualmente estemos posponiendo.
Anotemos en un papel todas las razones del retraso. Por otro lado, argumentemos (tan convincente como sea posible!) en contra de la demora.

Ahora veamos algunos mitos que son socios de la procrastinación

Mito # 1: "No puedo funcionar en un entorno desordenado, no puedo empezar a trabajar hasta que no esté todo acomodado “

Desafío: No acumular requisitos previos para todas las cosas que debemos hacer, darnos cuenta que son “excusas” para seguir postergando. El slogan de Nike es muy bueno “Just do it”


Mito # 2: "Sé que ya es tiempo para empezar con el proyecto, pero no he hecho suficiente investigación aún. Tengo que seguir buscando información


Desafío: Nunca se recogerá toda la información. Comenzar a trabajar con la información que disponemos, pero empezar a caminar “ya” no más dilaciones.

Mito # 3: "Yo hago mi mejor trabajo bajo presión."

Desafío: Hay muchas otras maneras de crear presión, además de esperar hasta la noche anterior a la entrega del proyecto. Podemos establecernos nuestros propios límites de tiempo, por ejemplo, "vamos a escribir este párrafo en una hora y media", o podemos pretender que el proyecto es un examen cronometrado. Lo ideal es preparar el trabajo con la suficiente antelación de tiempo como para poder revisarlo y corregirlo.

Mito # 4: "Con el fin de trabajar en el proyecto, tengo que tener seis horas ininterrumpidas."

Desafío: Podemos desdoblar el proyecto en bloques de una hora o menos. Esto nos ayudará a romper el proyecto en partes más pequeñas, con lo que parece más manejable. Si ponemos como meta la próxima hora, no parece tan desalentador, y seguramente será menos probable que posterguemos.

Si esta estrategia no nos sirve tenemos que tírarla a la basura y probar otra cosa.

Mito # 5: "El trabajo tiene que salir perfecto”

Desafío: La gran cosa acerca de iniciar cuanto antes un proyecto es que nos deja tiempo para la revisión, edición y corrección de pruebas, de modo que, podemos liberarnos a dejar que nuestro trabajo fluya y después hacer las correcciones necesarias.

No olvidar que lo perfecto es enemigo de lo bueno”

Actitud positiva.

Cambiar nuestra actitud hacia la tarea, puede ser el primer paso para no seguir postergando.
Tomemos una actitud positiva, pongámosle buena cara, como por ejemplo decirnos que la tarea no es tan mala o tan difícil, que sé cómo hacerla, o que puedo aprender mientras la hago, etc.

El haber comenzar con el proyecto ayudar a sentirse más positivos sobre la tarea que falta realizar. Todo recorrido empieza con un primer paso-

Seamos realista acerca de cuánto tiempo nos lleva a un proyecto .

Los procrastinadores tendemos a ser heroicos con respecto al tiempo que nos llevará una tarea.

Nosotros estimamos que algo nos llevará dos horas cuando a la mayoría de la gente les lleva cuatro.

Una buena idea es llevar una hoja de tiempos para determinar como lo hemos invertido, cuanto realmente trabajamos en el proyecto y cuanto gastamos atender el teléfono, ir al baño, prepararnos una taza de café, etc.

Al estimar cuánto tiempo nos llevará un trabajo, debemos contemplar que habrá interrupciones en el camino.

Lista de tareas

Al mantener una lista de tareas pendientes, nos aseguramos de que nuestras tareas pendientes están escritas en un solo lugar para que no se nos olvide nada importante. Nos permite dar prioridad a las tareas, planificando el orden en la que queremos hacerlas, de este modo podemos decir lo que necesita nuestra atención inmediata, y lo que podemos dejar para más adelante.

Las listas de tareas son esenciales si tenemos una sobrecarga de trabajo. Cuando priorizamos de manera inteligente, enfocamos nuestro tiempo y energía en actividades de alto valor, lo que significa que somos más productivo.

Seguir nuestra lista de tareas es una sana costumbre

Pensamientos de despedida

Al explorar por qué posponemos las cosas e implementemos una estrategia para trabajar de manera diferente, no esperemos que la transformación sea de una día para el otro.

Hemos desarrollado el hábito de la dilación durante un largo período de tiempo, no vamos apararnos de él por arte de magia. Pero podemos cambiar el comportamiento, poco a poco. Si dejamos de castigarnos cuando postergamos y empecemos a recompensarnos en los pequeños éxitos,

Finalmente: basta de quejas, pongámonos a trabajar

Tenemos que detener la dilación antes de que comience. Reconocer nuestras tácticas para evitar el trabajo y poner manos a la obra.. Hagamos listas de tareas, clasifiquemos las tareas en importantes y no importantes; Urgentes y no urgente luego prioricemos las tareas por orden de importancia y “a trabajar”.

 

CULTURA. DISEÑO Y ANALISIS ORGANIZACIONAL. CONFLICTOS.

Aquí trataremos todos aquellos temas vinculados a CULTURA. DISEÑO Y ANALISIS ORGANIZACIONAL. CONFLICTOS (y todos aquellos aspectos referidos a la Psicología social y la Sociología de las Organizaciones). Son bienvenidos los aportes de aquellas personas que deseen publicar sus artículos y comentarios. Les recordamos que pueden enviarnos los mismos a la siguiente dirección de mail: horacio_fischer@hotmail.com